「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項

Posted By GRJ toughsystems On 2014年10月30日 @ 3:36 PM In | Comments Disabled

「個人情報の保護に関する法律」（以下「法」といいます）に基づき、有限会社　GRJタフシステムズ（以下、「当社」といいます）では、以下の事項を「公表」致します。（「本人が容易に知り得る状態に置いている」こと、及び、「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）」に置くことを義務付けられている事項を含みます。）

【１】個人情報の利用目的の公表について

（1）書面以外で直接個人情報を取得する場合及び間接的に個人情報を取得する場合における利用目的

当社は、お客様から直接書面に記載された個人情報を取得する場合、その都度、あらかじめ個人情報の利用目的を明示し、本人の同意を得ることを基本と致します。また、その目的の範囲内で利用することと致します。それ以外で個人情報を直接取得する場合、または間接的に取得する場合は、次の利用目的の範囲内で取り扱わせて頂きます。ただし、以下の（2）～（4）の場合は除きます。
なお、あらかじめ明示した利用目的の範囲を超えて、お客様の個人情報を利用する必要が生じた場合は、お客様にその旨をご連絡し、本人の同意を頂いた上で利用することと致します。

	「個人情報」の類型	利用目的
１	ホームページ上等、一般公開された企業情報及び個人情報（代表者名を含む）	弊社主催のセミナー等、経営者向け情報や当社新製品・サービス情報等をダイレクトメール又はメールにより不定期的に配信、お届けするため。
２	履歴書等、当社求人への応募者に関する個人情報	応募者から提出された書類をもとに、当社への入社のための選考・審査を行うため。弊社担当者が、採用か否か選考・審査結果の回答を応募者に対し、ご連絡を行うため。

（2）委託された「個人情報」の「利用目的」

	「個人情報」の類型	利用目的
１	当社のお取引先から委託を受けた個人情報	当該お取引先へのシステム導入時に於ける、お取引先で扱う顧客データのデータ移行や、運用時のシステム不具合調査から対応までの保守業務契約を履行するため。

（3）合併、分社、事業の承継による個人データの取得

当社が他社との合併、他社からの事業継承、別会社への分社等により、個人データを取得した場合は、現在のところございません。

（4）「共同利用」に関する事項

現在のところ、当社が他の事業者との間で共同利用する個人データの取得はございません。
今後、他の事業者との共同利用する場合には、以下の内容をあらかじめ本人に通知するか、又は本ページにて告知する（本人が容易に知り得る状態に置く）こととします。

個人データを特定の者との間で共同して利用する旨
共同して利用される個人データの項目
共同して利用する者の範囲
利用する者の利用目的
当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称

【２】「保有個人データ」に関して「本人の知り得る状態」に置くべき事項

当社の「保有個人データ」の「利用目的」は次のとおりです。

	保有個人データ	利用目的
１	お客様に関する保有個人データ	お客様から依頼（申込み）された各種サービスの遂行（契約の履行）、又は商品の発送のため当社担当者がお客様との継続的な連絡を行う（お問合せ対応含む）ため電話、メール、郵送、FAX等により、当社のサービス・商品・催し物等のご案内の送付のためより良い商品・サービス開発のためのアンケート調査実施のため
２	お取引先事業者の皆様（役員、社員等）に関する保有個人データ	業務上、必要な諸連絡を継続的に行う（お問合せ対応含む）ため電話、メール、郵送、FAX等により、当社のサービス・商品・催し物等のご案内の送付のためご注文いただいた各種サービスの遂行（契約の履行）、又は商品の発送のため取引先情報管理（見積書・請求書管理、支払処理・入金管理）のため
３	株主の皆様に関する保有個人データ	株主様に対し、権利行使の対応、当社の義務履行および当社に関する情報の提供のため（配当金支払事務や株主総会招集通知等の法定書類の送付等）法令に基づく株主管理（株主データ作成等）のため
４	当社の従業員（パート・アルバイト、派遣社員、退職社員も含む）に関する保有個人データ	当社従業員の雇用管理・人事管理のため必要に応じ、本人との業務連絡を行うため
５	履歴書等、当社求人への応募者皆様に関する保有個人データ	応募者（インターンシップを含む）への採用情報等の提供・連絡及び採用選考のため当社での採用業務管理のため

＊なお、上記、利用目的に変更が出た場合、改めてお客様本人の同意を得ることとします。

【３】個人情報の「第三者提供」について

当社は、お客様より取得させていただいた個人情報を適切に管理し、あらかじめお客様の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。

法令に基づく場合
人の生命、身体又は財産の保護の為に必要がある場合であって、本人の同意取得が困難な場合
公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意取得が困難な場合
国の機関や地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める業務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意取得が当該事務遂行に支障になる場合
利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合
合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によって事業の承継が行われる場合

【４】保有個人データの安全管理のために講じた措置

当社は、保有個人データへのアクセスの管理、保有個人データの持出し手段の制限、外部からの不正なアクセスの防止のための措置その他の保有個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他の保有個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置（以下、「安全管理措置」といいます。）を講じます。
当社は、関係する法令、ガイドラインの枠組みを活用し、以下のとおり当社が保有する保有個人データに係る安全管理措置を適切に実施します。。

（1）基本方針の策定

保有個人データの適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定しています。

（2）保有個人データの取扱いに係る規律の整備

保有個人データの取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について取扱規程を策定しています。

（3）技術的・物理的安全管理措置

保有個人データへのアクセスの管理（アクセス権限者の限定（異動・退職した社員のアカウントを直ちに無効にする等の措置を含みます。）、アクセス状況の監視、パスワードの定期的変更、入退室管理等を実施します。
保有個人データの持出し手段の制限（みだりに外部記録媒体へ記録することの禁止、社内と社外との間の電子メールの監視を社内規則等に規定した上で行うこと等）を実施します。
外部からの不正アクセスの防止のための措置を実施します。

（4）組織的安全管理措置

保有個人データ管理の責任者として、「情報セキュリティ責任者」を任命するとともに、保有個人データの安全管理に関する従業者の責任と権限を明確に規定します。
従業者（派遣社員を含みます。）を監督するとともに、法や取扱規程に違反している事実またはかかる違反の兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備します。
また、取扱規程に違反をした場合は、社内規程に基づき懲戒処分を含め厳正に対応を行います。
安全管理に関する内部規程・マニュアルを定め、それらを従業者に遵守させるとともに、その遵守の状況についての適切な監査を実施します。

（5）人的安全管理措置

従業者に対して保有個人データの安全管理に関する定期的な教育研修を実施します。

【５】開示等の請求手続きに関する事項

当社では、保有するお客様の個人情報について、その本人またはその代理人から、開示・変更・消去・利用停止、第三者提供の停止等の求めに対応させて頂いております。

（1）開示等の請求の開示対象となる項目（「保有個人データ」の特定に資する情報）

開示の対象としている「開示対象個人情報」の項目は以下のとおりです。

	保有個人データ	開示対象項目
１	お客様に関する保有個人データ	氏名郵便番号住所電話番号メールアドレス
２	お取引先事業者の皆様（役員、社員等）に関する保有個人データ	社名部署名所在地電話番号担当者氏名
３	株主の皆様に関する保有個人データ	株主名株主数住所
４	当社の従業員（パート・アルバイト、派遣社員、退職社員も含む）に関する保有個人データ	氏名生年月日性別郵便番号住所電話番号履歴書・職務経歴書勤務状況健康診断結果 PMS 運用記録各種総務業務書類
５	履歴書等、当社求人への応募者皆様に関する保有個人データ	氏名生年月日性別郵便番号住所電話番号履歴書・職務経歴書

（2）開示等の請求の申出先

開示等のご請求は下記宛、当社所定の申請書（P-2030-2　お客様の個人情報に関するご請求票）に必要事項をご記入の上、郵送によりお願い致します。なお、封筒には朱書きで「個人情報請求書類在中」とお書き添え頂ければ幸いです。

〒901-2132　沖縄県浦添市伊祖3-36-5
有限会社　GRJタフシステムズ　個人情報相談窓口責任者　宛

（3）開示等の請求に際して提出すべき書面（様式）等

開示等のご請求を行う場合は、次の申請書（A）をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、ご本人様の確認のための書類（B）を同封し下記宛ご郵送下さい。

当社所定の申請書
- P-2030-2 お客様の個人情報に関するご請求票
本人確認のための書類
- 運転免許証、健康保険の被保険者証、旅券（パスポート）、年金手帳など公的書類のコピー　1点

（4）代理人様による開示等の請求

開示等のご請求を行う者が本人又は未成年者又は成年被後見人の法定代理人もしくは開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類（AまたはB）を同封下さい。

法定代理人の場合
- 当社所定の申請書　1通
- 法定代理権があることを確認するための書類（戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された保険証のコピーも可）　1通
- 未成年者又は成年被後見人の法定代理人であることを確認するための書類（法定代理人の運転免許証、パスポートなど公的書類のコピー）　1通
委任による代理人の場合
- 当社所定のP-2030-3委任状　1通
- 本人の印鑑証明書　1通

（5）開示等の請求に関する手数料及びその徴収方法

現在のところ、当社では、開示等の求めがあった場合の「手数料」は徴収しておりません。
ただし、当社の実際の対応手数等を鑑み、今後、手数料を徴収する可能性もございますので、ご了承ください。その場合は、このページ上にて適宜、公表致します。

（6）開示等の請求に対する回答方法

申請者の申請書記載のご住所宛に書面によって、あるいは申請書記載の電話番号に口頭によってご回答申し上げます。

（7）開示等の請求に関して取得した個人情報の「利用目的」

開示等の請求に伴い取得した個人情報は、開示等の請求に必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出頂いた書類は、開示等の請求に対する回答が終了した後、2年間保管し、その後、シュレッダーにより廃棄させて頂きます。

＊個人情報の不開示事由について

次に定める場合は、不開示とさせて頂きます。不開示等を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。

申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録住所が一致しない時など、本人確認ができない場合
代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
所定の申請書類への記入に不備があった場合
開示の求めの対象が「保有個人データ」に該当しない場合
本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
他の法令に違反することとなる場合

（8）改訂について

ここにございます開示等の請求手続きは、お客様の個人情報の保護を図るため、及び法令等の変更に対応するため、内容を一部、改訂する場合がございます。開示等の請求をされる際には、その都度、本ページにてご確認をお願い致します。

【６】「苦情」の受付窓口に関する事項

（1）個人情報の取り扱いに関するお問合せ窓口／苦情の申出先

当社の個人情報の取り扱いに関するお問合せ及び苦情については、下記までお申し出下さい。

お電話による場合	有限会社 GRJタフシステムズ個人情報相談窓口責任者宛	098-943-5627
電子メールによる場合	有限会社 GRJタフシステムズ個人情報相談窓口責任者宛	grj@grj-tough.com
ご来社について	直接ご来社頂いてのお申し出はお受け致しかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。

（2）当社が所属する「認定個人情報保護団体」の名称および苦情の申出先

　　　　１．認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人　日本情報経済社会推進協会

　　　　２．苦情解決の連絡先：認定個人情報保護団体事務局

　　　　　　【住所】〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル 12F

TEL：03-5860-7565

※当連絡先は、個人情報保護についての苦情解決の連絡先であり
　弊社の製品、サービスに関する問い合わせ先では御座いません。

以上

Article printed from 有限会社　GRJタフシステムズ: http://www.grj-tough.com

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